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Publié le 22/05/2020

FAQ - Coronavirus et les camps à l’étranger

À l’heure actuelle, aucune décision formelle n’a été prise et communiquée au sein du Conseil national de sécurité (CNS) concernant l’interdiction de se rendre à l’étranger pour cette période estivale. Nous sommes bien conscients que cette situation n’est pas confortable à l’approche de la période des camps.

Même si aucune mesure ne prévoit l’annulation des camps à l’étranger, nous t’invitons, dès à présent, à trouver une alternative (un plan B), sans pour autant commencer à engager des frais.

Notre service « international » travaille d’arrache-pied avec les autres mouvements de jeunesse de Belgique pour apporter un maximum de réponses.

Nous suivons l’actualité sanitaire de chaque pays, mais nous sommes dépendants des décisions prises par le pays concerné.

Aussi, nous avons des contacts privilégiés avec les Fédérations Guides et Scoutes hors-Belgique qui nous tiennent informés de l’évolution de la situation de l’organisation d’activités guides/scouts et de camps dans leur pays.

Chaque Groupe impacté par une quelconque décision sera immédiatement contacté par nos soins.

Afin de vous soutenir le mieux possible et, en tenant compte des informations dont nous disposons à l’heure actuelle, vous trouverez ci-dessous quelques pistes autour de la question des camps à l’étranger. Cette liste se veut la plus complète possible. Si d’emblée d’autres questions ne trouvent pas leur réponse dans cette FAQ émergent, nous t’invitons à nous contacter (coronavirus@guides.be ou auprès des Cadres de Régions).

Organisation générale

Est-ce que tous les pays sont interdits ou peut-on encore partir dans certains ?

Nous n’avons pas encore de réponse claire à cette question. Nous pouvons te conseiller de suivre l’évolution sur le site www.diplomatieweb.be et/ou d’attendre la décision du CNS en sachant que le service international suit de près cette question en collaboration avec les autorités fédérales et les associations scoutes en Europe. Chaque Groupe impacté par une quelconque décision sera immédiatement contacté par nos soins.

Les camps Aventures ou Lutins organisés dans des pays frontaliers sont-ils également concernés ?

Cette FAQ concerne tous les camps à l’étranger planifiés par les Groupes Guides, qu’ils soient Lutin, Aventure, Horizon ou Route. Nous te référons à la réponse de la question précédente.

Est-il possible de postposer un camp à une autre période ? si oui, comment gérer ?

Avant d’envisager de postposer ton camp à l’étranger, nous te conseillons d’attendre de connaître la décision du CNS quant aux départs à l’étranger. Lorsque celle-ci sera connue, tu auras les cartes en main pour prendre la meilleure décision en gardant en vue les implications en termes organisationnelles (un camp à l’étranger ne s’improvise pas) et financières.
Entre temps, il est important de veiller à ce que ton groupe ne se retrouve pas dans une situation difficile à cet égard.
C’est une décision à prendre en Unité en se posant plusieurs questions :

- Y-aura-t-il encore des Animateurs pour accompagner les Animés ?
- S’il n’y a plus de Staff, peuvent-ils constituer une Route pour organiser ce projet ?
- Est-ce que le Groupe partira avec les nouveaux Horizons qui vont monter ou chaque année aura-t-elle son projet ?
- Est-ce que certains animés deviendront Animateurs et réaliseront un camp en tant qu’Animé Horizon et un camp en tant qu’Animateur dans une autre Branche ?
- Est-ce tenable de faire 2 camps de suite (attention à la fatigue, à la préparation...) ?
- Est-ce que le projet peut être reporté ?
- Quel impact pour les finances du Groupe ?

À toi de réfléchir et discuter les réponses à ces différentes questions au sein de ton Unité et de prendre la décision qui sera la meilleure pour les Animés, le Staff ainsi que l’Unité. Cette décision n’est pas évidente à prendre, mais ce n’est pas pour autant que tu dois te sentir seul et démuni. Nous sommes joignables au Carrick pour t’aider et n’oublie pas que tes Cadres de Région peuvent s’avérer être un soutien précieux dans cette démarche.

Transports et logistique

Puis-je introduire une demande de prêt de tentes à Naninne ?

Tu peux toujours introduire une demande en envoyant un mail à info@guides.be. À titre d’information, il faut savoir que chaque année, à cette période, tout le stock de matériel mis à disposition pour les camps est déjà réservé. La situation n’est pas différente pour les camps 2020.
Toutefois, nous t’assurons que les Guides sont en contact permanent avec Nannine et les autorités. Si des solutions existent, tu peux être sûr que nous les trouverons.

Europcar :

Pour le moment, Europcar offre la modification ou l’annulation gratuite à tous les clients jusqu’au 31 mai.

Véhicule à louer :

Si tu passes par une autre société de location de voitures, prend contact avec eux pour voir quelles sont leurs conditions d’annulation.

TEC :

Préviens le TEC si tu annules ton trajet, pour qu’ils ne prévoient pas des bus supplémentaires à l’heure que tu avais prévue.

Location de car :

Contacte la société avec laquelle tu as réservé un trajet afin de connaitre les conditions d’annulation ou de report.

Avion

À moins que ton contrat ne prévoie d’emblée la possibilité d’annuler et /ou que les conditions proposées par la compagnie te conviennent, et afin de préserver au mieux tes droits à un remboursement au maximum et le plus longtemps possible, nous te recommandons vivement de ne rien annuler tant que le gouvernement n’a pas donné ses instructions. De la même manière, les Guides suivent l’évolution rigoureusement. Par ailleurs, certaines compagnies aériennes prennent des dispositions particulières (en dehors des possibilités offertes habituellement dans le prix du ticket : annulation, échanges, modification,…) spécialement dans le cadre de cette crise du COVID-19. Ainsi, il est utile de se renseigner auprès de votre transporteur aérien qui les met à jour régulièrement sur leur site web, en général. Dans ce cas, voici nos conseils :
  1. Commence par voir si un remboursement est possible.
  2. Si ce n’est pas possible et que tu reçois un avoir ou un bon valable un an, vérifie bien les délais de celui-ci.
  3. S'il s’agit d’un délai d'un an, vérifie quand il arrive à échéance et s'il est encore valable pour l’été 2021 (certains avoirs risquent d’être valable un an après la date d’émission et pas après la date de voyage prévue initialement).
  4. Si ton billet n’est pas nominatif, tu peux envisager de transmettre des billets aux Horizons de l’année prochaine, et vous pouvez alors vous arranger en interne pour l’aspect financier.

Train :

  • Afin de préserver tes droits à un remboursement au maximum et le plus longtemps possible, nous te recommandons vivement de ne rien annuler tant que le gouvernement n’a pas donné ses instructions à moins que la compagnie accepte les annulations d’emblée et que les conditions proposées te conviennent. De la même manière, les Guides suivent l’évolution rigoureusement
  • Si tu as réservé un transport via la SNCB, n’hésite pas à lire leurs conditions d’annulation
  • Si tu as réservé un transport Interrail, n’hésite pas à lire leurs conditions d’annulation.
    • « La limite pour un échange ou un remboursement de ton Pass a été repoussée, tu peux donc demander un échange ou un remboursement jusqu’au 1er mai 2021, pour autant que l’achat de ton Pass ait été effectué à partir du 1er juin 2019 et avant le 1er avril 2020. »

Autres :

Si tu utilises un autre moyen de transport, commence par contacter la société pour avoir leurs conditions d’annulation.

Aspect Financier

J’ai déjà été averti par le partenaire, la compagnie aérienne ou un prestataire de service que mon camp à l’étranger ne pourra pas avoir lieu (vols annulés, camps interdits dans le pays de destination, annulation par le partenaire,….) et j’ai déjà des frais engendrés, que puis-je faire ?

  • Pour les logements et les partenaires, tu dois contacter ta personne de contact.
  • Si la situation est difficile et bloquante, n’hésite pas à contacter le Carrick afin que l’on puisse te soutenir et n’oublie pas que tes Cadres de Région peuvent s’avérer être un soutien précieux dans cette démarche.
  • Si tu n’as pas eu d’avis d’annulation par un tiers, Nous te recommandons vivement de ne rien annuler de ton propre chef, de ne demander aucun remboursement tant que le gouvernement n’a pas donné ses instructions. Rien ne t’ empêche, à ce stade, d’envoyer un courrier aux propriétaires, aux partenaires, leur demandant leur position en termes de remboursement si le camp ne pouvait avoir lieu en raison d’une interdiction des autorités (ce n’est donc pas une annulation mais un cas de force majeure)
  • Veille dans tous les cas à garder un bon contact et une bonne relation avec eux. Pense à l’image des Guides que tu vas laisser derrière toi pour les groupes qui viendront les années suivantes.
  • Concernant les transports : Voir le point Transport de cette FAQ

L’assurance des Guides va-t-elle prendre en charge les frais liés à cette annulation ?

De manière générale, les assurances annulation ne couvrent pas ces frais générateurs.

Y aura-t-il un soutien financier de la part des Guides si on perd de l’argent ?

Il n’y a actuellement aucun fond de soutien prévu au niveau des Guides. Si tu éprouves des difficultés financières majeures problématiques, remonte l’info auprès de tes Cadres de Région ou du Carrick afin que nous puissions en prendre connaissance et analyser dans quelle mesure nous pourrons t’apporter notre aide.

Si la compagnie aérienne n’annule pas le vol/ la compagnie ferroviaire n’annule pas le trajet, et que la CNS autorise néanmoins le voyage dans les conditions que nous avions prévues, pourrons-nous récupérer les frais ?

  • Malheureusement, nous n’avons aucune certitude que vous pourrez récupérer les frais investis.
  • Vois les conditions d’annulation auprès de la compagnie et contacte les pour avoir les informations
  • N’hésite pas à insister dans ta demande de remboursement.

Nous avons organisé un plan B en Belgique, comment faire pour combler le trou financier à la suite de l’annulation des actions rapportant de l’argent en vue de financer notre projet initial ?

  • Pense à vendre des Tote-bBags (prends contact avec Laurence & Charlotte : ventes@guides.be ).
  • Veille à ne pas augmenter le prix du camp. Pense à communiquer avec les parents sur les aspects financiers liés au camp.
  • Assure-toi que les montants liés à ton projet initial te seront bien remboursés avant de prévoir de les réallouer.
  • Si tu prévois de nouvelles actions qui rapportent de l’argent, assure-toi que les mesures du gouvernement sont bien respectées.
  • Pense à adapter tes activités pour cadrer au mieux avec ton nouveau budget.
  • En cas de gros soucis financiers, n’hésite pas à interpeller ton CU et/ou ton Cadre de Région.

Lien avec les partenaires

Que puis-je faire pour palier à mon absence auprès du partenaire en fonction de mon projet initital ?

  • Propose de laisser une contribution au partenaire , à condition de ne pas mettre ton groupe dans une situation financière difficile.
  • Contacte le partenaire pour savoir si tu pourrais lui envoyer du matériel dont il aurait besoin (par exemple du matériel scolaire, des vêtements,…) si cela correspond à ton projet initial
    • Si le partenaire est basé en Belgique : voir comment lui faire parvenir le matériel que vous aviez prévu de prendre avec vous. Il travaille peut-être déjà avec des associations situées en Belgique.
    • Si le partenaire n’est pas basé en Belgique mais que vous pouvez envoyer du matériel : n’hésitez pas à le faire
    • Si l’envoi de matériel n’est pas possible, prenez contact avec des initiatives locales telles que Arc-en-ciel, Fedasil, La Croix Rouge, MSF, Iles de Paix,...
  • Propose à ton partenaire d’envoyer des lettres / dessins aux enfants si cela correspond aux objectifs de ton projet initial.
  • Projet rencontre avec des Scouts/Guides à l’étranger : faire une e-rencontre avec eux, échange de bons plans, échange sur la vie de Guide/Scout, comment se passe une réunion, comment font-ils un camp, s’apprendre une chanson, et filmer le tout pour pouvoir en faire un article dans la revue, le Oh My Guides,...

Administratif

Si Mon camp à l’étranger est annulé, est-ce que je peux faire un camp en Belgique ? Quid du délai pour la prépa de camp ?

Avant toute chose : Si tu as en tête un projet qui peut se concrétiser en Belgique, tu peux bien évidemment en réaliser un nouveau avec ton Groupe. Concernant les délais de la prépa camp, le mieux est de contacter ton Chef d’Unité et ton Cadre de Région afin de voir avec eux les modalités de relecture et la deadline.

Quelles sont les données à mettre à jour si mon camp change du tout au tout ? SCRIBe, International,...

Avant toute chose : attends la confirmation que le lieu de ton nouveau camp sera autorisé.
Pour un camp à l’étranger : tu peux avertir Clotilde via l’adresse international@guides.be pour lui faire part de tes changements. Tu dois également modifier ta déclaration de camp qui se trouve dans Scribe et mettre à jour avec les nouvelles informations (dates, endroit de camp, gsm disponible sur le camp).
Dans l’état actuel et en l’absence d’avis de la CNS nous encourageons à ce que les plans B soient prévus en Belgique plutôt qu’à l’étranger.

Pour un camp en Belgique : tu peux avertir Charlotte via l’adresse charlotte@guides.be pour lui faire part de tes changements. Tu dois également modifier ta déclaration de camp qui se trouve dans Scribe et mettre à jour avec les nouvelles informations (dates, endroit de camp, gsm disponible sur le camp).

 

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