fbpx Relève dans le Staff d'Unité | Les Guides

La relève dans ton Unité

Chercher des nouveaux Animateurs

Où et comment chercher de nouveaux Animateurs et de nouvelles Animatrices?

Où ?

Dans la Branche Horizon. C’est principalement là que ta réserve d’animateurs se constitue. C’est l’année au cours de laquelle les Guides vont se former et découvrir l’animation, en aidant dans les Staffs. En tant qu’Horizons, ils peuvent participer aux réunions des différentes Branches et à leur préparation. Ils pourront ainsi gouter à la fonction d’Animateur, voir ce qui leur plait et poser un choix réfléchi avant de s’engager dans un Staff.

Cette année de transition est importante pour terminer le parcours Guide. S’il y a un manque d’Animateurs à combler rapidement, intégrer les Aventures aux Staffs sans passer par l’étape Horizon est une solution à court terme. Elle n’est pas idéale à long terme.

La crainte de voir monter des Horizons encore fort jeunes dans un Staff est réelle pour certains parents ou Staffs d’Unité. Il est alors important de s’assurer que les responsables des Staffs pourront coacher et responsabiliser ces nouveaux Animateurs au fur et à mesure.

D'autres questions par rapport à la Branche Horizon ?
Rôle spécifique du Staff Horizon. L’orientation des Horizons vers leur futur Staff dépend en bonne partie des Animateurs Horizon. Il ne s’agit pas d’entrer dans le Staff Horizon pour « prendre sa retraite d’Animateur et se reposer » mais bien de mettre à profit plusieurs années d’expérience en tant qu’Animateur, au service de l’Unité. Sans Staff Horizon, une organisation spécifique peut être mise en place. Le Staff d’Unité et/ou d’anciens Animateurs peuvent jouer un rôle de « coach » personnalisé pour les Horizons.

Comment gérer un surplus d’Horizons ? Il arrive qu’une année Horizon offre plus d’Animateurs potentiels que ce dont tes Staffs ont besoin. À qui donner la priorité ? Quelles autres solutions s’offrent à l’Unité ? Tu trouveras quelques conseils via les liens en bas de cet article.

Dans d’autres Unités. D’une année à l’autre, certaines Unités ont une réserve trop importante d’Animateurs et ne peuvent pas proposer de place à toutes les personnes motivées. Il serait dommage de perdre des futurs Animateurs qui pourraient s’investir tout aussi positivement dans une autre Unité. Accueillir au sein de son Unité un Animateur issu d’une autre Unité permet d’acquérir une expérience différente, une autre vision de l’animation. C’est enrichissant pour tous !

En dehors du Mouvement. Tout le monde se forge une façon de faire sur base de son expérience personnelle. Des nouveaux venus qui n’ont pas d’expérience dans le Guidisme n’auront sans doute pas la même façon de faire les choses et peuvent apporter une valeur ajoutée grâce à leur œil neuf. Ouvrir son Unité à des « extérieurs » permet de découvrir d’autres manières de fonctionner, dans le cas contraire, le risque est de rester enfermé dans des traditions d’Unité. Les nouveautés s’intègrent évidemment sans tout remettre en question. C’est le rôle du Staff d’Unité de faire en sorte que cela soit accepté et bienvenu par les Animateurs.

Dans les anciens animés. En fonction de ce que tu recherches (des Animateurs expérimentés pour un Staff Horizon ou des nouvelles recrues pour compléter un Staff), tu peux aussi contacter tes anciens animés. Certains ont arrêté plus jeunes (chez les Aventures ou les Horizons) pour diverses raisons. Mais peut-être sont-ils intéressés de revenir, maintenant qu’ils ont l’âge d’être Animateurs. Mets en place une petite équipe (d’Animateurs et du Staff d’Unité) pour retrouver les intéressés et leurs coordonnées, passer les coups de fil et ensuite les rencontrer pour discuter (prévois auparavant une date et un lieu de rencontre à communiquer aux appelés).

Dans les intendants. Lors des visites de camp, prends le temps de discuter avec eux pour repérer une éventuelle envie de se lancer ou de reprendre l’animation l’année suivante.

Comment ?

Implique tes Animateurs actuels dans le recrutement de leurs futurs collaborateurs ! Ils sont les mieux placés pour convaincre quelqu’un qui a plus ou moins leur parcours, leur âge, leurs aspirations et l’envie de se lancer dans l’animation et de s’engager. La majorité des jeunes bénévoles s’engagent parce qu’une personne qu’ils connaissent leur propose de le faire.

Rien ne vaut une prise de contact directe et personnelle. Expliquer son propre vécu de façon enthousiaste convaincra mieux de l’intérêt de devenir Animateur que n’importe quel flyer ou mail. Dès le premier contact, il faut anticiper le suivi et être clair sur ce qui sera mis en place pour les nouveaux arrivés : quel accueil, quelles rencontres indispensables, quelles démarches éventuelles, …

Contourne les freins à l’engagement. Parfois, les parents préfèrent que leur enfant investisse son temps dans les études. Ton rôle est de leur démontrer à quel point l’engagement dans un Staff fait partie du développement d’adulte. Le sens de l’organisation, des responsabilités, de l’investissement et du bénévolat sont des qualités qui sont utiles tout au long de la vie en société.

Le début de la vie étudiante ou professionnelle peut être une zone à risques. Pourtant, se lancer dans des études ou travailler ne devrait pas signifier arrêter d’animer. Il faut faire prendre conscience aux Animateurs que les deux sont compatibles et qu’une articulation adaptée peut être trouvée ensemble.

Une communication de recrutement efficace. Fais attention au vocabulaire d’initié souvent utilisé. Simplifie au maximum en gardant le côté attirant (un chouette projet, porteur de sens, bénéfique pour les animés et pour les Animateurs qui s’engagent). Pour retrouver les anciens de ton Unité, utilise SCRIBe ou contacte le Carrick. Pour t’adresser en dehors du Mouvement, tu trouveras un lien intéressant en bas de page qui t’indiquer comment le faire de façon efficace et dirigée vers les bonnes personnes.

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

Section Faire la promotion de ton Unité

Gérer un surplus d’Horizons ou d’Animateurs ? Section Créer un nouveau groupe, une nouvelle Branche

Accueillir les nouveaux Animateurs

Quelques conseils pour accueillir un nouvel Animateur ou une nouvelle animatrice dans ton Unité

Invite-le officiellement à devenir Animateur, en l’appelant ou en le rencontrant, pour qu’il se sente valorisé. Pourquoi ne pas organiser une rencontre avec les parents de tous les nouveaux Animateurs afin de les rassurer sur l’engagement de leur enfant et de réfléchir avec eux à la manière de le soutenir ?

Avant la réunion de passage, rencontre lors d’un moment informel et festif – avec ton Staff d’Unité et éventuellement les Animateurs responsables – les Horizons qui passent de l’autre côté de la barrière et les nouveaux qui entrent dans un Staff. Lors de la réunion de passage, sois attentif à l’accueil des nouveaux, présente-les à toute l’Unité en expliquant qui ils sont et d’où ils viennent (cela montrera à tous les animés, dès leur plus jeune âge, la continuité d’un parcours au sein de l’Unité). Remets leur officiellement un foulard.

Prends le temps de lui expliquer le déroulement d’une année Guide, les termes et traditions de ton Unité. Même s’il a une expérience en tant qu’animé ou dans une autre Unité, cela lui donnera une vision globale du fonctionnement de l’Unité et ce qui est attendu de lui. Ne l’assaille pas de tâches, vas-y progressivement afin qu’il découvre ses potentialités, qu’il prenne des initiatives et de facto de plus en plus de responsabilités. Présente-lui le parcours de formation qui lui permettra de prendre du recul par rapport à ce qu’il a peut-être vécu en tant qu’animé et lui apportera de nouvelles idées.

Mets en place un parrainage par un Animateur plus expérimenté qui l’accompagnera pendant sa première année d’animation, qui lui fera prendre conscience de ses qualités et de ses limites. L’idéal étant de répartir dans les Staffs des anciens et des nouveaux Animateurs. Prévois un temps d’évaluation en cours et à la fin de cette première année.

Organise une Unifor en début d’année. En le programmant tôt dans l’année, l’Unifor est une belle occasion de souder tes Staffs avec une activité teambuilding par exemple.

Propose-lui de participer activement à des projets d’Unité (fête d’Unité, weekend d’Unité, …). Placer l’Animateur au cœur du projet en lui confiant une mission claire lui permettra de s’approprier sa nouvelle fonction et de se fédérer au reste de l’Unité.

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

Dossier Accueil

Réseau UniFor Faire Unité

Garder tes Animateurs

Garder tes Animateurs et tes animatrices

Diverses études ont montré ce que recherchaient les jeunes dans leurs activités bénévoles :

  • de la légitimité et de la reconnaissance (l’importance de leur action bénévole, leur impact),
  • une organisation efficace dans une atmosphère détendue et positive,
  • des encouragements,
  • de l’expérience (des activités enrichissantes et des formations),
  • de la variété (qui permet à chacun d’atteindre ses intérêts personnels),
  • une facilité d’accès,
  • de la souplesse (une spontanéité et du choix dans leur bénévolat).

De la légitimité et de la reconnaissance

Dans une société où tout va vite, le besoin d’obtenir les résultats immédiats de nos actions est de plus en plus présent. Il n’est pas toujours évident pour les Animateurs de maintenir un engagement sans en voir les effets tangibles. Il est donc important de relever régulièrement les effets concrets de leurs actions, de leur investissement. Que ce soit directement auprès d’eux, lors d’un Conseil d’Unité, d’une réunion de parents ou lors d’évènements réunissant toute l’Unité, montre-leur que ce qu’ils font porte visiblement ses fruits et qu’il y a de quoi en être fier : un animé qui s’ouvre de plus en plus, une fête d’Unité à laquelle de plus en plus de monde participe grâce à eux, des parents qui font de plus en plus confiance, …

Une reconnaissance personnalisée. Remercier ouvertement tes Animateurs pour leur engagement au sein de l’Unité est d’une importance cruciale. Avec une moyenne de 600 heures de bénévolat consacrées au guidisme sur une année, ils le méritent !
Ce remerciement peut prendre plusieurs formes :

  • lors d’un rassemblement d’Unité devant les animés et les parents,
  • via un « mot du Staff d’Unité » dans le carnet de camp,
  • lors de la fête d’Unité,
  • via un mail ou un sms à la fin d’une réunion ou d’un camp dont tu as eu un chouette écho,
  • lors de la réunion de passage pour les anciens en leur offrant un cadeau en souvenir (montage photo, foulard signé par l’Unité), …
  • lorsqu’un Animateur part, quelle qu’ait été la durée de son engagement, remerciez-le et fêtez-le. Quitter l’Unité avec un sentiment positif aura peut-être comme conséquence plus tard un nouvel engagement de la part de cet Animateur.

Une organisation efficace dans une atmosphère détendue et positive

Instaure une ambiance d’Unité. Une ambiance commune à toute l’Unité permet de tisser des liens entre les Animateurs de Branches différentes et favorise la mobilité d’un Staff à l’autre. Mettre sur pied des projets d’Unité en poursuivant ensemble un même objectif crée un sentiment d’appartenance qui peut décupler la motivation. Tu peux, par exemple, organiser une activité après leurs examens (barbecue, gouter, …) afin de renforcer l’ambiance d’Unité avant les départs en camp.

Des encouragements

Soutiens tes Animateurs. Pour se développer et mettre en place une animation de qualité, tes Animateurs ont besoin d’être soutenus, d’avoir des personnes de référence pour leurs questions pédagogiques, administratives, logistiques. Ils ont aussi besoin de sentir ton intérêt et ta confiance envers eux et leurs actions. Soutiens leur engagement : prévois des moments, comme le conseil d’Unité, pour redonner du sens à ce qu’ils font, pour ré-exprimer les valeurs qui entourent leur animation et leur engagement. Rappelle-leur qu’un des bénéfices de leur engagement c’est ce soutien qu’ils reçoivent des autres Animateurs, du Staff d’Unité, de la Fédération, des parents, …

De l’expérience (des activités enrichissantes et des formations)

Coache et forme tes Animateurs. Aide-les à développer leurs compétences, en organisant par exemple des formations spécifiques ou des Unifor. Encourage-les à structurer leur année en décrivant leurs tâches et en faisant une liste de choses à faire tout au long d’une année. Tu trouveras plus d’infos sur le coaching et la formation des Animateurs dans les liens ci-dessous.

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

Section Engagements et coaching des Animateurs

Engagements et coaching de tes Animateurs

Engagements et coaching de tes Animateurs et animatrices

Engagement

L’engagement comme idéal

On entend souvent, au sein du Mouvement, de la part des Staffs d’Unité mais aussi des Animateurs eux-mêmes, que les jeunes ne s’engagent plus autant qu’avant.

Pourtant, la plupart sont motivés et s’investissent. L’envie d’agir est bien là, l’engagement des jeunes est seulement devenu plus souple et se décline de multiples façons.

On constate, il est vrai, qu’ils essaient de garder un peu de marge de manœuvre dans leur emploi du temps – pour eux-mêmes et pour avoir la possibilité d’engagements multiples – et qu’un engagement dans la durée (même relativement courte) peut en effrayer certains.

Mais les jeunes ont toujours autant besoin d’être séduits par un idéal et privilégient les projets concrets avec prise de responsabilités.

Un engagement clair et réciproque

Définir, ensemble, des rôles et un engagement clairs dès le départ facilitera ton recrutement à court et à long terme.

L’importance de rencontrer tes futurs Animateurs
Dans l’idéal, le Staff d’Unité rencontre chaque futur Animateur – qu’il soit issu de l’Unité ou non – avant le démarrage de l’année, lui explique concrètement ce qu’il pourra apporter à l’Unité et vice versa. Cette rencontre te permettra de découvrir les intérêts, la disponibilité, les compétences et la motivation de tes futurs Animateurs. Rappelle-leur qu’en s’investissant bénévolement comme Animateurs ils contribueront activement à leur propre épanouissement ainsi qu’à celui de l’Unité.

Il arrive qu’un Animateur soit recruté par les Staffs en cours d’année. Même si votre rencontre ne peut avoir lieu qu’après qu’il a déjà participé à quelques réunions, elle est importante pour définir clairement avec lui son engagement.

Pour les nouveaux qui ne connaissent pas ton Unité, il est important de préciser quelles sont tes attentes spécifiques par rapport au rôle d’Animateur dans ton Unité. Pour ce faire, aide-toi d’une éventuelle Charte d’Unité, du Vadémécum Animateur et du soutien de tes Staffs expérimentés. Tu trouveras, en bas de cet article, des liens utiles à cet effet.

Exigences et réciprocité
Tu as le droit de dire tes exigences, pas dans le but de faire peur mais bien pour que l’engagement se fasse en connaissance de cause. Les nouveaux Animateurs et le Staff d’Unité doivent pouvoir se dire ce qu’ils attendent les uns des autres. Comment l’Animateur voit sa place au sein de son Staff et au sein de l’Unité ? Combien de temps libre pense-t-il pouvoir consacrer dans son engagement et est-ce clair pour l’entièreté de son Staff ? Laisser des personnes trop peu disponibles ou trop peu motivées intégrer un Staff pourrait s’avérer négatif pour le Staff complet et son animation. Il ne faut pas hésiter à proposer une période d’essai (avec des termes clairs) à quelqu’un qui a l’air hésitant quant à son engagement. Cela permet de s’assurer que cet engagement convient à la personne et à l’Unité.

En tant que membre du Staff d’Unité tu t’engages aussi envers ces nouveaux Animateurs : tu t’engages à les soutenir en fonction des besoins qu’ils expriment lors de votre rencontre.

Une Charte d’Unité ?
Un bon engagement mixe le plaisir d’animer et la qualité de l’animation. Afin que tous les Animateurs soient au clair avec l’équilibre recherché et les limites posées, pourquoi ne pas rédiger une Charte en Conseil d’Unité ? Cette Charte pourrait ensuite être lue et acceptée par tout nouvel Animateur pour s’engager envers l’Unité. Cet accord peut être souligné de façon symbolique lors d’un Conseil d’Unité ou d’un rassemblement d’Unité, lors de la rentrée. Tu trouveras dans les liens utiles en fin d’article un exemple de Charte d’Unité dont tu peux t’inspirer.

 

Coaching

Décide en Conseil d’Unité du calendrier des réunions et des objectifs de l’Unité

Cela permettra de rendre l’engagement flexible par rapport à leurs besoins (ex : leurs études) et d’être autonomes. En décembre, débriefe avec tes Animateurs le semestre écoulé et adapte éventuellement le calendrier du second semestre aux besoins des groupes.

Mets en place un système de parrainage des groupes

Un contact privilégié entre les Animateurs et leur parrain/marraine du Staff d’Unité entretiendra un climat de confiance et une meilleure connaissance des qualités humaines de chacun. Des rencontres régulières permettront de découvrir les envies du Staff pour l’année afin de les imbriquer dans les projets de l’Unité et également de s’assurer d’une saine répartition des rôles. Ainsi, chacun trouvera sa place dans le Staff.

Forme tes Animateurs

Aide-les à développer leurs compétences en leur proposant des formations adaptées à leurs besoins et leurs envies en organisant une Unifor (weekend de formation en Unité). Incite-les également à suivre le parcours de Formation Guide afin qu’ils rencontrent d’autres Animateurs et qu’ils prennent du recul en faisant le lien entre la théorie et la pratique.

Prévois des moments formels ou informels de supervision et d’évaluation

Rencontre individuellement tes Animateurs pour faire le point, écouter leurs préoccupations, les conseiller, les encourager, les recadrer si nécessaire. Cette approche permet de s’assurer que les besoins et attentes des uns et des autres continuent à être respectés tout au long de l’engagement bénévole. N’oublie pas d’accepter les erreurs, elles sont un outil d’apprentissage. Plus la confiance augmente, plus les erreurs disparaitront.

Pourquoi ne pas créer un outil d’autoévaluation avec tes Animateurs ?
Cela leur permettra de déterminer dès le départ les objectifs de leur engagement et de leur évaluation. Les questions qui peuvent s’y poser : Qu’est-ce qui les rend fier dans leur engagement ? Quelles compétences ont-ils apprises et comment une auto-amélioration est possible ? S’ils pouvaient changer quelque chose au fonctionnement actuel de l’Unité ou au contenu de leurs missions d’Animateur, qu’est-ce que ce serait ?

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

RéSeAu UniFor

Recruter et renforcer ton Staff d’Unité

Recruter et renforcer ton Staff d’Unité

Le recrutement est une mission essentielle de ton rôle. Assurer la continuité en trouvant des remplaçants, c’est continuer à soutenir tes Animateurs.

Qui s’en occupe ?

Si cette question n’est pas débattue, la réponse sera « personne ». Le fait d’en parler force à répartir les responsabilités. Plus nombreux vous serez à chercher une relève, plus vous disposerez d’un large réseau pour les recherches.

 

Quand recruter ?

L’idéal est d’intégrer des nouveaux membres dans ton Staff tout au long de votre mandat afin d’éviter le départ d’un Staff complet et de faciliter le roulement. La passation entre l’ancien et le nouveau chef d’Unité doit idéalement se faire durant les derniers mois du mandat afin de gérer conjointement les responsabilités et d’être informé des affaires courantes. Tu trouveras plus d’informations sur la planification de la relève dans les liens en bas de page.

N’oublie pas de prévenir tes Cadres de Région à temps afin de recevoir, si nécessaire, leur aide pour trouver une relève.

 

Comment recruter ?

En recrutant, fais attention au vocabulaire d’initié ! Simplifie au maximum en gardant le côté attirant (s’investir dans un chouette projet, porteur de sens et bénéfique pour eux et pour les animés).

Dis clairement :

  • Ce que tu cherches. Rentrer dans le Staff d’Unité c’est : animer et soutenir les Animateurs, donner de son temps, gérer l’administratif, s’amuser, être responsable, faciliter l’intégration locale de l’Unité, être garant de la qualité de l’animation, …
  • Ce que la personne devrait avoir comme expérience ou comme compétence. Clarifie les différentes compétences que tu cherches pour ton Staff d’Unité (quelles compétences te semblent actuellement manquer dans l'équipe ?). Plusieurs fonctions existent au sein d’un Staff d’Unité, il y en a pour tous les gouts (tu trouveras plus d’informations sur les missions et compétences au sein d’un Staff d’Unité dans les liens en bas de page).
  • Ce que son engagement dans l’Unité lui apportera. Vivre une expérience humaine riche, être elle-même soutenue par des personnes ressources, (re)mettre son foulard, agir pour rendre le monde meilleur, contribuer à l’épanouissement des animés et des Animateurs, …

Sois transparent sur le temps que cela peut prendre :

  • Explique le concept du leadership partagé. Ce n’est pas une seule personne qui doit tout gérer, chacun a des compétences à apporter.
  • Prévois aussi une liste de missions claires et à court terme dans lesquelles les personnes qui n’ont pas le temps de s’investir régulièrement peuvent s’engager à donner un petit coup de main (photographe, comité de parents pour la fête d’Unité, webmaster, responsable du covoiturage pour un évènement, …).
  • Ne refuse aucune aide, même petite, parce qu’elle ne se présentera sans doute pas une seconde fois.

Utilise différents canaux de communication :

  • rencontres individuelles,
  • réunions d’information,
  • courriers ou mailings,
  • posters à l’entrée des locaux (posters à alterner d’une réunion à l’autre pour capter l’attention des gens, tu trouveras des exemples dans les liens en bas de l’article).

Évite les freins au recrutement :

  • Ne pars pas du principe que les personnes n’ont pas suffisamment le temps pour s’engager.
  • Ne fais pas de suppositions sur ce que les personnes seraient intéressées de faire ou non.
  • Ne les effraie pas en décrivant des tâches trop vastes.

 

Où recruter ?

Afin de diversifier les expériences, il est intéressant d’avoir un Staff d’Unité composé de plus et de moins jeunes, d’anciens Animateurs et de parents.

Approche les parents. Pense à les approcher collectivement lors de moments comme les rassemblements de fin de réunion. Propose-leur d’abord de donner un coup de main lors d’activités d’Unité (fête d’Unité, weekend ou autre) pour qu’ils découvrent le terrain dans la pratique, qu’ils voient ce que fait concrètement un Staff d’Unité et à quoi sert leur investissement. Une fois que tu auras réussi à les faire participer, fais-leur savoir à quel point leur aide a été utile, remercie-les et garde le contact avec eux. Plus ils se sentiront impliqués, plus ils comprendront l’importance de leur engagement.

Tes Animateurs aussi peuvent recruter. Apprends à tes Animateurs à parler de façon enthousiaste du rôle essentiel du Staff d’Unité et de ce que cela leur apporte. Ils pourront en discuter avec les parents de leurs animés en fin de réunion ou lors de moments moins formels.

Garde un contact avec les anciens de l’Unité et de la Route pour perpétuer leur lien d’attachement à l’Unité et peut-être s’investir plus tard. Propose-leur de participer à un projet pendant l’année (fête d’Unité, anniversaire d’Unité, weekend d’Unité, …). Si tu décides d’envoyer un courrier ou un mailing aux anciens (la Fédération peut te fournir des listings), explique-leur pourquoi l’Unité a besoin d’eux. Idéalement, envoie un courrier commun aux personnes qui ont fait partie d’un Staff ensemble (par exemple : « Chers anciens Animateurs Nutons, vous qui avez animé ensemble entre X et X année, n’auriez-vous pas envie de repartir ensemble pour un tour ? »)

Organise des rencontres d’information. Invite les parents (d’animés actuels mais aussi d’anciens animés) à une réunion d’information. Organise cette réunion avant ou après une activité avec leur famille et prévois éventuellement un babysitting sur place. Assure-toi que les participants repartent avec tes coordonnées. Ne sois pas déçu si personne ne se manifeste directement lors de la réunion, les gens préfèrent souvent prendre un petit temps de réflexion et poser leurs questions en privé par la suite.

Une idée originale : organise une réunion ou un weekend Guide uniquement pour les parents. Vivre ensemble un moment comme le vivent leurs enfants, préparer à manger, marcher, chanter, camper ensemble, cela crée des liens forts dans une ambiance guide conviviale. Cela permet aussi de discuter différemment avec des parents et de rencontrer, peut-être, ceux qui auront envie de s’investir dans le Staff d’Unité. Tu peux leur proposer, durant cette réunion/week-end, de participer un petit peu à l’organisation.

Une fois que tu les as recrutés, prends le temps d’accueillir les nouveaux membres dans ton Staff. Un bon repas ou un apéro, rien de tel pour la cohésion du Staff qu’un moment de partage ! Présente-les de façon attentionnée et détaillée lors de la réunion de passage, d’un rassemblement d’Unité ou d’un Conseil d’Unité.

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

Section Planifier la relève dans ton Unité

Section Missions et compétences au sein de ton Staff d’Unité

Missions et compétences au sein de ton Staff d’Unité

Missions et compétences au sein de ton Staff d’Unité

Missions

Être membre d’un Staff d’Unité suppose d’assumer plusieurs rôles en termes de ressources humaines : référent pour les Animateurs, psy à l’écoute, secrétaire, trésorier, public relations auprès du réseau local, formateur, pédagogue, coordinateur, …

Le chef d’Unité jouera le rôle de moteur pour prévoir, dynamiser son équipe, avoir une vue d’ensemble, distribuer les tâches, etc.

5 grandes fonctions doivent être accomplies en équipe ou réparties entre les membres du Staff :

Coordination
Le Staff d’Unité coordonne les activités de l’Unité ; organise régulièrement des Conseils d’Unité ; gère les conflits éventuels ; supervise la constitution des Staffs de groupes, dans un souci de bonne gestion des ressources humaines.

Animation pédagogique
Il est garant de la qualité de l’animation dans ses groupes, de la sécurité physique et morale des enfants et des jeunes. Il est responsable de l’application, par les Staffs, des valeurs du projet pédagogique des Guides et des méthodes éducatives de Branches.
Il veille à la progression et à la formation des Animateurs. Il aide et soutient les Staffs, même en cas de difficulté. Il valide les Préparation de camps et signe les Engagements de camp.

Gestion
Il centralise ou supervise les listings et le paiement des cotisations. Il s’assure que l’Unité dispose de locaux, de matériel et de ressources suffisantes. Il gère les comptes de l’Unité avec transparence et en bon père de famille. Il soumet annuellement la comptabilité de l’Unité au coordinateur de Région.

Relations extérieures
Il interagit avec les parents et veille à l’établissement d’un climat de confiance entre les parents et l’Unité. Il veille au développement du guidisme dans son environnement local et facilite l’intégration de l’Unité dans les structures locales telles que la paroisse, la commune, l’école, les autres associations, etc.

Coresponsabilité du Mouvement
Il porte l’image des Guides dans la société. Il participe au recrutement des animés et des Animateurs pour que le guidisme s’ouvre à tous.
Il incite ses Staffs (y compris le Staff d’Unité) à participer à la vie du Mouvement (Journées d’Ouverture de la Région, Conseils Cadres Chefs d’Unité, évènements spéciaux du Mouvement, …)
Il pousse ses Staffs à se former afin de faire évoluer son Unité et la qualité de ses animations.

 

Il est important de répartir ces rôles en tenant compte de vos complémentarités. En Staff, posez-vous les questions suivantes :

  • Est-ce qu’ils sont répartis selon les affinités et compétences de chacun ?
  • La charge de travail et la répartition des responsabilités dans le Staff sont-elles équilibrées ?
  • Respectent-elles les capacités d’investissement et de disponibilités annoncées par chacun ?

 

Compétences

Pour se lancer dans l’aventure, il faut surtout avoir la volonté de s’investir. Avoir un minimum de temps et l’envie de vivre une expérience humaine enrichissante. Être membre d’un Staff d’Unité ça ne rapporte rien mais ça apporte beaucoup.

En faisant partie d’un Staff d’Unité, tu acquiers des compétences que tu pourras valoriser dans ou en dehors de ta vie professionnelle.

Afin d’être armé pour tes nouvelles missions, il est important de suivre des formations adaptées à ton rôle dans le Staff d’Unité, de découvrir des contenus concrets et des méthodes centrées sur le partage d’expériences et la participation active. Chez les Guides, tu bénéficies d’une formation continue :

  • dès ton élection : la Formation des nouveaux Staffs d’Unité
  • au cours de ton mandat : l’Université GCB, pour apprendre en cours de route

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

Toi, Staff d’Unité (Plus de détails sur les missions au sein d’un Staff d’Unité)

La Formation des Staffs d’Unité

Planifier la relève dans ton Unité

Planifier la relève dans ton Unité

Un projet à long terme.
Planifier la relève est un projet qui concerne autant les Animateurs que le Staff d’Unité. Il est important de te soucier de la relève même quand tout va bien, de travailler le concept de continuité dans l’Unité en fidélisant les animés dès le plus jeune âge (« Quand toi aussi tu seras Animateur »), d’ancrer ces pratiques dans les missions de tous les Animateurs afin qu’eux aussi fassent de la relève de l’Unité leur cheval de bataille.

Pourquoi planifier la relève ?

Une structure transparente et efficiente :

  • augmente l’envie de s’investir pour les nouveaux ;
  • prépare les personnes en place et permet une appropriation de leur nouveau poste ;
  • permet de retenir certaines personnes pour qu’elles s’investissent dans de nouvelles tâches ;
  • une fois leur succession entamée ;
  • assure une croissance continue et la pérennité des Staffs ;
  • rend possible le développement des talents et la croissance à long terme.

Ligne du temps de la GRH sur une année Guide.
Au vu de la durée moyenne d’engagement des Animateurs (environ 2 ans et demi), le Staff d’Unité est confronté en permanence au recrutement de nouveaux Animateurs pour compléter ses Staffs. Il doit composer avec cette mobilité, tout en restant attentif à l’épanouissement de tous les Animateurs. Afin de gérer au mieux tes ressources humaines, tu trouveras dans les liens utiles en bas de l’article une ligne du temps avec les grands moments d’engagement, de formation et de coaching des Animateurs. Avec ton Staff, adaptez-la aux besoins de votre Unité.

Transmission des connaissances aux successeurs
Que transmettre ? Ton Unité a certainement une série de pratiques, de traditions, de projets en cours qui sont connus par les membres actuels. Une part importante du processus de succession consiste en la consignation de ces informations, du patrimoine matériel et immatériel, afin de garantir l’accumulation des connaissances au sein de l’Unité, quelle que soit la relève qui se met en place.

La succession est une excellente opportunité pour classer les informations relatives à ton Unité en différentes catégories :

  • ce qu’il faut savoir (ce qui doit être absolument partagé pour la fonction et qui devrait être actualisé) ;
  • ce qu’il est bon de savoir (ce qui serait à archiver, à garder dans un coin de notre tête, …) ;
  • ce qui peut être jeté (parce que plus d’actualité).

Tu trouveras, en bas de cet article, une petite liste non exhaustive de ce qu’il faut transmettre à son successeur afin qu’il entame son mandat dans les meilleures conditions.

Comment le transmettre ? Se rencontrer et aller plus loin qu’un simple échange de mails est la solution idéale pour laisser la place aux besoins personnels des successeurs. Propose à tes successeurs une première réunion de briefing avant leur entrée dans le Staff et d’autres réunions après le début de leur mandat pour les éventuelles questions ou difficultés au démarrage. Tu peux aussi leur présenter des personnes de référence qui pourront les épauler.

Soutenir les successeurs
Personne ne doit se sentir menacé par son successeur ni se sentir indispensable à la fonction. Afin de soutenir au mieux tes successeurs, organise des réunions spécifiques de transfert de compétences, prévois une formation appropriée en fonction des rôles à assumer. Rassure aussi tes successeurs sur les possibilités de se former et d’être outillés auprès de la Fédération.
Une fois que tes successeurs ont démarré leur mandat, prends de leurs nouvelles et réitère ta disposition à répondre à leurs éventuelles questions.

Comment fonctionner en période de transition ?
En cas de période de transition, sois prêt à laisser ton successeur exécuter le rôle pour lequel tu le formes. Implique le dans les activités et les décisions importantes. Tu peux continuer à l’aider mais tout en préparant ton retrait. Permets-lui de tester progressivement ses missions. Donne-lui la liberté d’agir quitte à ce qu’il s’y prenne autrement que ce que tu aurais fait. Sois conscient qu’un nouveau candidat est souvent motivé, au point d’avoir peut-être envie de tout remettre en question… c’est normal, c’est une manière de s’approprier le projet !

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

Toi, Staff d’Unité

Dossier Élections

Adieu veau, vache cochon, couvée Article sur le passage de flambeau (OMG Aôut 2016 p.4)

Faire la promotion de ton Unité

Faire la promotion de ton Unité

Pourquoi être visible ? L’importance de ton ancrage local

Afin de recruter des animés et des Animateurs pour faire grandir ton Unité, il est important de prendre le temps d’en faire la promotion à l’extérieur.

Rendre ton Unité visible, montrer son image positive, cela demande un petit peu de temps et d’investissement, mais pour des résultats réjouissants ! Un bon réseautage augmente les possibilités de recrutement pour ton Unité.

Tu trouveras, en bas de cet article, des liens vers divers documents qui t’aideront dans les contacts avec ton ancrage local et la promotion de ton Unité.

Où et comment être visible ?

Les mêmes discours, les mêmes explications ne sont pas toujours valables selon que tu te présentes auprès d’associations locales, des gens de ton quartier, d’écoles ou d’échevins de la commune. En fonction de ton interlocuteur tu mettras différentes choses en avant.
Par rapport aux autres activités pour les jeunes proches de chez vous, quel est le petit plus que ton Unité apporte à ses membres ? Comment la décrire de façon à attirer des nouveaux membres (une Unité familiale, une grosse ambiance, des petits groupes qui permettent plus de proximité avec les animés et leurs parents, …) ?
Tu trouveras, en bas de cet article, un document Parle de ton Unité, rends-la visible, intéresse, recrute ! qui te sera utile auprès des différents interlocuteurs de ton ancrage local.

Des supports pour t’aider à promouvoir ton Unité

Un kit visibilité, ainsi que des flyers de présentation du Mouvement, sont disponibles auprès de la Fédération. Tu peux les réserver pour des évènements tels que ta fête d’Unité, une fête de quartier, une journée portes-ouvertes, … Et sinon pourquoi ne pas créer un site internet ou une page Facebook d’Unité ?

Tu trouveras, en bas de cet article, des liens pour t’aider à faire la promotion de ton Unité.

Communiquer avec les médias

Lorsque tu organises un évènement, une activité originale, fais-le savoir à la presse locale. Les lecteurs des publications locales sont par définition des personnes géographiquement proches de ton groupe. C’est l’occasion de se faire connaitre et d’être reconnus. Invite les journalistes à un moment où tu seras disponible ou envoie-leur un compte-rendu avant ou après l’activité (prévois une photo de bonne qualité pour l’illustration ; le communiqué doit rester simple et dynamique pour attirer les journalistes). N’hésite pas à prendre contact avec notre secteur RELEX (relations extérieures), nous pourrons t’aider dans la rédaction d’un communiqué de presse et le transmettre à nos contacts afin de relayer ton évènement à des contacts privilégiés et dans nos revues.

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

Catalogue des supports de visibilité

Ton Unité et son entourage local : une relation gagnante

Ton image

Créer un nouveau groupe, une nouvelle Branche

Pourquoi et comment créer un nouveau groupe, une nouvelle Branche

Que ce soient nos valeurs, nos actions, notre vivre-ensemble, nous pouvons et nous voulons le rendre accessible au plus grand nombre !

Créer un nouveau groupe ou une Branche encore non-existante dans ton Unité, cela peut donc être une volonté de se développer. Cela peut aussi être une nécessité afin de garder des groupes équilibrés et de répondre aux demandes d’inscriptions. En outre, si tu as une abondance, voire un surplus, d’Animateurs et d’Horizons, dis-toi que créer une nouvelle Branche ou dédoubler un groupe existant permettra à chaque Animateur potentiel de s’investir.

Ouvrir une nouvelle Branche

Si tu n’as pas encore de Branche Nuton ou Lutin dans ton Unité, c’est idéalement par là qu’il faut commencer. Ce sont ces Branches qui constituent le plus gros potentiel pour le futur de l’Unité à long terme. Si tu n’as pas encore de Branche Horizon, en créer une – en collaboration avec les potentiels futurs Guides Horizons – permettra à l’Unité de constituer la base d’une réserve d’Animateurs. Quelle que soit la Branche que tu veux mettre sur pieds, tu pourras compter sur l’aide de ta Région et de la Fédération pour te lancer dans ce beau projet.

Créer une nouvelle Branche signifie parfois que les Animateurs qui constituent le Staff sont moins expérimentés, il est alors important de mettre en place un parrainage au sein du Staff d’Unité ou de la Région afin qu’ils aient une personne de référence pour les soutenir. Tu trouveras, en bas de cet article, un dossier t’aidant à voir plus clair dans la pédagogie des différentes Branches existantes chez les Guides.

Si le nombre d’animés potentiellement intéressés ne suffit pas à ouvrir directement une nouvelle Branche. Une solution est de fonctionner en groupe inter-Branches (âges Nuton et Lutin ou âges Lutin et Aventure regroupés) temporairement, en attendant de recruter plus de membres.

Dédoubler un groupe existant pour un meilleur équilibre

Lorsqu’un groupe dépasse la quarantaine ou cinquantaine d’animés (selon la Branche), il est temps de penser à le scinder. Premièrement pour l’encadrement pédagogique des enfants, des jeunes. Mais aussi pour les Animateurs qui profiteront davantage de leurs réunions et pourront mieux mettre en place cet encadrement de qualité.

C’est le Staff d’Unité et les Animateurs, avec le soutien du Conseil d’Unité, qui sont responsables de séparer un groupe en deux. Il est important aussi de faire cela en collaboration avec les parents et les animés, premiers concernés. Sans que ce soient eux qui décident, les avoir comme partenaires du projet dès le départ permettra d’aboutir plus facilement.

Comment répartir les effectifs, comment préparer ça avec les Staffs, comment éviter qu’un groupe ne devienne le groupe « qu'on ne veut pas intégrer », … ? Ce processus est à étaler idéalement sur deux ans, pour avoir le temps d’y préparer toute l’Unité et que chacun puisse donner son avis.

Tu trouveras, en bas de cet article, le témoignage très intéressant d’une Unité qui a dédoublé sa Branche Aventure récemment.

Quelques petites astuces :

  • pour répartir les enfants, demandez-leur de sélectionner par écrit individuellement 3 copains avec qui ils veulent rester à tout prix ;
  • pour départager les Animateurs, décider avec l’Unité des deux Animateurs responsables des groupes, ensuite tenez compte des points communs dans l’animation et des affinités des Animateurs restants ;
  • n’hésitez pas à vivre encore de temps en temps des moments ensemble (un jeu rassemblant les deux groupes, …), on ne devient pas ennemis parce qu’on se sépare.
  • n’oubliez pas de réfléchir aussi au partage des comptes, du local, du matériel, …

Comment gérer ta liste d’attente ?

  • Si tes groupes sont pleins à craquer, envisage la possibilité de les dédoubler.
  • Une bonne communication avec tes responsables de groupe permettra un suivi optimal des listes d’attente.
  • Renvoie les demandes vers une Unité proche de la tienne. Contacte tes Cadres de Région qui pourront faire le lien avec ces autres Unités, ou envisager la création d’une nouvelle Unité.

Et pourquoi pas une nouvelle Unité ?

Pourquoi créer une nouvelle Unité ? Si ton Unité se retrouve avec un surplus d’Animateurs ou que vos objectifs d’augmentation ont dépassé vos attentes, il est légitime de s’interroger sur la structure de l’Unité qui ne permet alors plus à chaque Animateur potentiel de s’investir. Le projet de création d’une nouvelle Unité, portée par une ou deux personnes motivées, pourrait en tenter plus d’un !

 

Télécharge cet article

 

Plus d’infos

RéSeAu UniFor Animer tout en continuité pédagogique

Scinder une Compagnie Aventure Interview de Philippe, CU (OMG Novembre 2016 p.12)