Organiser une réunion à distance

Pour animer une réunion de manière efficace, définis au préalable un ensemble de règles à suivre :

• Objectifs de réunion
  Une réunion efficace a toujours un/des but(s) précis. Définis les objectifs de votre échange pour lui donner un rythme et une direction claire.
• Ordre du jour
  Crée un ordre du jour via un fichier Excel ou une Google sheet collaborative, en estimant le temps de parole pour chaque point à aborder. N’hésite pas à prioriser les sujets et à reporter certains points à la prochaine réunion si le temps vous manque.
• Rôles
  Pour que chaque participant puisse être acteur de la réunion, distribue des rôles qui favorisent l’implication de chacun et participent au bon déroulement d’un échange. Selon le nombre de personnes impliquées et le temps de chacune, certains rôles peuvent être cumulés.

Rôle	Action
L’organisateur	• Il choisit (idéalement, en concertation) et annonce la plateforme utilisée pour la réunion, en expliquant les modalités de connexion si nécessaire. • Il s’assure que tous aient eu accès aux documents partagés pour mettre en place l’ordre du jour, relire le compte rendu de réunion, etc. • Il prépare la réunion d’un point de vue technique : création du lien de connexion, réalisation de sondages à l’avance si nécessaire, création et gestion d’un PowerPoint éventuel…
Le facilitateur	• Il invite l’équipe à la réunion et annonce l’ordre du jour en se basant sur un document cocréé par tous (tu peux utiliser Google doc, dropbox…) • Il anime la réunion et gère la distribution de la prise de parole, en invitant ceux qui ne parlent pas à couper leur micro. • Il veille à ce que les débats ne s’enlisent pas et pousse à la prise de décision. • Il résume ou synthétise les discussions quand c’est nécessaire.
Le relais	• Il signale au facilitateur les interventions sérieuses qui se font par écrit, dans la messagerie intégrée.
Le défreezeur	• Il propose une activité courte pour briser la glace en début de réunion (maximum 10 minutes).
Le cadenceur	• Il veille à ce que le timing annoncé dans l’ordre du jour soit respecté en rappelant le planning lorsqu’on approche de la fin du temps imparti. • Il prévient les animateurs quand le temps arrive à son terme.
Le scribe	• Il prend note pendant la réunion en s’assurant de bien formuler chaque point. • Il rédige le compte rendu et le place dans un endroit accessible à tous.
Le joker	• Il observe le fonctionnement de la réunion. • Il donne un retour en fin de réunion sur ce qu’il a observé et propose éventuellement des pistes d’amélioration.

 

• Prise de parole
  Durant la réunion, fais un signe clair, convenu à l’avance, pour indiquer que tu souhaites t’exprimer tout en laissant la personne qui parle terminer son idée. Évite de couper la parole ou de la monopoliser. N’oublie pas de parler assez fort et de manière intelligible pour que tes idées passent correctement. La distribution de la parole est tenue par le facilitateur, ce n’est pas un rôle facile, il s’agit de suivre ses indications pour garantir une répartition équitable de la parole.
• Durée de réunion
  La durée idéale d’une réunion se situe entre 30 et 40 minutes ; au-delà, l’attention du groupe a tendance à décliner. À toi de déterminer le temps nécessaire au vu des points à aborder. Mieux vaut organiser plusieurs réunions d’1h plutôt qu’une seule de 3h.
• Prise de notes et compte rendu de réunion
  La personne désignée pour le rôle de scribe prend note de ce qui se dit en réunion afin de pouvoir, au besoin, consulter les sujets qui ont été abordés. Veille à envoyer le compte rendu à chacun, ou à le placer dans un endroit accessible à tous.

 

Pour dynamiser tes réunions à distance, nous te suggérons plusieurs outils disponibles en ligne :

• Wooclap permet de créer des sondages et questionnaires, des nuages de mots… Très utile pour interagir les uns avec les autres. Tu pourrais organiser des élections via cette méthode qui garantit l’anonymat des participants.
• Mindmeister est un outil pour réaliser des mindmaps en ligne. Il est accessible via un URL généré par un utilisateur et est très utile pour des brainstormings.
• Klaxoon te sera accessible gratuitement pendant 90 jours après la création d’un compte. Brainstormings, timer, nuages de mots, sondages… Cette application ultra visuelle dynamisera tes réunions à distance.
• Layout permet de créer des montages photos rapidement (App Store et Play Store).
• Unitag est un générateur de QR Code.

A la fin de votre réunion, vous aurez peut-être envie de vous détendre : pourquoi ne pas jouer à un jeu en ligne avec ton Staff et joindre ainsi l'utile à l'agréable ?
Aussi nous savons que le meilleur pour l’Animation c’est toi ! Alors, nos quelques clefs sont une bonne base, mais fait toi confiance : ta créativité, ton expérience et tes idées sont excellentes !
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