Organiser une UniFor à distance
Dans les lignes qui suivent, tu trouveras quelques conseils pour t’aider à adapter ton UniFor au cas particulier du distanciel.
Cet article n’est bien sûr pas exhaustif : n’hésite pas à partager tes idées à l’adresse unifor@guides.be ou à y envoyer des retours une fois l’UniFor terminée.
Horaire - combien de temps devant l’écran ?
Traditionnellement, une UniFor dure un weekend, du vendredi soir au dimanche après-midi. La contrainte de la distance oblige à passer la majorité de ce temps devant l’écran. Comme tu l’as sans doute déjà expérimenté lors de longues visioconférences, notre capacité à rester concentré a ses limites. C’est pourquoi Comme tu l’as sans doute déjà expérimenté lors de longues visioconférences, il n’est pas envisageable de demander à chacun de rester connecté du début à la fin avec seulement des arrêts pour dormir.
En se basant sur les premières Formations à distance organisées par le Mouvement, un rythme raisonnable nécessite des pauses fréquentes :
- de petits arrêts de quelques minutes pendant une activité : en profiter pour faire tout de même une vraie pause et donc ne pas aller consulter ses mails...
- de réelles déconnexions entre les activités : pas d’animation obligatoire sur la plateforme, tout le monde vaque à ses occupations personnelles avant la reprise. Il est possible d’organiser des petits jeux en fil rouge, mais qui ne doivent pas nécessiter une longue connexion, sinon l’intérêt de la pause est perdu. Ces moments facultatifs peuvent être organisés sur une plateforme différente pour marquer la distinction entre les déconnexions totales et les arrêts où quelque chose d’autre est proposé.
- les repas : jusqu’à présent, les repas ont toujours été des moments hors connexion dans nos Formations en ligne. Cela dit, en prévoir un en commun sur le weekend peut être chouette, pour avoir le temps de discuter d’autre chose, éventuellement en petits groupes. Attention alors de prévoir assez de temps sans écran, ne serait-ce que 10 minutes, avant et après le repas.
À moins de pouvoir étaler la durée de l’UniFor sur plus d’un weekend, par exemple en profitant de congés scolaires si le Staff d’Unité peut se le permettre également, tu ne pourras donc pas faire autant d’heures que d’habitude. Ce n’est pas grave. L’important est d’abord de maintenir un lien et, en cette année « Les Guides, ton fun », pense avant tout au moral. N’essaie donc pas de « caser de la matière » à tout prix et privilégie les moments sympas.
Une heure de connexion équivaut toujours à une heure de formation. Si tu as au moins 12h d’activités durant ton UniFor, cette dernière pourra compter dans le parcours de formation de tes Animateurs. Pense donc à déclarer ton UniFor sur SCRIBe dès que possible.
Quelle plateforme utiliser ?
Cet article te donne déjà quelques pistes. N’hésite pas à tester différentes plateformes en Staff d’Unité pour trouver celle qui correspondra le mieux à ce que vous comptez faire. Par ailleurs, les configurations de chacun pouvant entrainer des soucis, teste au maximum avant le jour J – également avec les Animateurs – les plateformes et outils que tu emploieras. En particulier, sois attentif au :
- navigateur : simplement en changer suffit parfois à résoudre de gros problèmes.
- moyen de connexion : veille à un bon fonctionnement pour les grandes catégories. Entre ordinateurs, tablettes et smartphones, il peut y avoir des différences de comptabilité et il vaut également mieux tenir compte de la distinction entre Apple/iOS et PC/Android.
Sur une note plus agréable, un des avantages de former en ligne est que tu es d’office dans le « bain » des technologies, tu as donc d’autres possibilités pour transmettre des informations. Tu peux ainsi te servir d’une plateforme spécifique pour annoncer ton UniFor et faire grandir l’impatience chez tes Animateurs. Une pratique que tu pourras garder lors du retour aux Formations physiques, si cela fonctionne dans ton Unité.
Sujets envisageables
Dans l’absolu, toutes les thématiques que tu pourrais lancer en UniFor sont valables. En pratique, certaines seront sans doute compliquées, voire impossibles à faire passer à distance. Réfléchis donc bien à l’avance à la manière dont tu vas aborder chaque sujet. À toi de faire la balance entre le temps passé à adapter une activité à distance et l’intérêt que les participants en retireront. Si tu estimes que cela demande trop d’effort, il vaut peut-être mieux garder cette thématique pour la prochaine fois où l’Unité pourra se retrouver physiquement. N’oublie pas que ces sujets concernent avant tout l’Unité et donc tes Animateurs : les consulter pour établir le programme reste toujours une bonne idée.
Pense également à notre partenaire exceptionnel, Résonance, qui s’est aussi adapté à la situation et qui propose pléthore de formations en ligne collant parfaitement avec l’esprit Guide. Tu peux soit inscrire les participants à une formation de Résonance soit prendre contact pour dispenser les sujets de leur catalogue qui t’intéressent.
Conseils pratiques
Le collectif Collectiv-a propose sur son site une fiche reprenant de précieux conseils pour l’organisation d’une réunion en ligne, à différents niveaux. Une pratique particulièrement utile est celle du sous-groupe : davantage encore qu’en présentiel, un trop grand nombre de participants à la fois réduit la possibilité pour chacun de s’exprimer. En général, le fait d’avoir sa caméra allumée est également un plus pour favoriser les échanges.
Pense aussi à te faire un petit pense-bête avec les problèmes rencontrés lors de réunions à distance auxquelles tu as déjà eu l’occasion de participer au niveau personnel ou professionnel. Il te sera ainsi plus facile d’anticiper les désagréments qui pourraient survenir lors de l’UniFor et d’y apporter des solutions.
Envoi d’un colis
Ne pas pouvoir se retrouver dans la même pièce ne signifie pas qu’il est impossible d’avoir de réelles attentions pour tes Animateurs ! Dans la semaine qui précède l’UniFor, l’envoi d’un paquet comprenant des objets choisis avec soin peut contribuer à une ambiance complètement différente. Tu peux mêler dans ce colis différentes sortes de « cadeaux » :
- nourriture et boisson : même si chacun en a chez soi, c’est toujours agréable de voir que le Staff d’Unité pense au cocooning de ses Animateurs chéris !
- objets utiles pour l’UniFor : cela va du panneau effaçable pour communiquer par écrit à l’écran, au gadget nécessaire pour une activité, en passant par quelque chose qui resservira plus tard.
- objets aux couleurs de l’Unité : paille réutilisable, gobelet, bic… les idées de goodies ne manquent pas, c’est l’occasion de se démarquer en produisant votre propre collection.
- objets complètement farfelus : non, ça se mange pas. Non, c’est pas utile. Non, ça représente pas l’Unité. Mais c’est quand même trop drôle d’avoir reçu ça !
Bien sûr, le contenu de cet éventuel colis dépendra des moyens dont l’Unité dispose. Mais ne serait-ce qu’une petite lettre avec un mot et un petit objet, c’est déjà beaucoup en ces temps d’isolement.
Comment accueillir les participants ?
Au début de l’UniFor, c’est l’occasion de prendre un moment pour « refaire connaissance ». De nombreuses activités brise-glace se trouvent facilement sur Internet, beaucoup de sites proposant même des adaptations pour les visioconférences. La fiche de Collectiv-a déjà citée peut t’aider.
Prendre la « météo du jour » est également une bonne façon de démarrer une réunion, en particulier à distance. Cette méthode consistant à l’origine à associer son humeur à un élément météorologique (soleil = tout va bien, nuage = petit souci, pluie = ça va pas) est infiniment déclinable. Si ton UniFor comporte un thème, une météo utilisant des éléments en rapport avec le fil rouge donne le ton dès le début.
Afin de commencer à l’heure, prévois un petit moment de battement avant chaque reconnexion. Pour occuper ces creux en attendant l’arrivée de tout le monde, fais confiance à ta créativité ou puise dans ces idées :
- passer de la musique pour chanter et/ou danser
- pour remplacer un éventuel chant de rassemblement, difficile à coordonner à distance, proposer de trouver ensemble un moyen de marquer le début d’une activité
- organiser un petit jeu que chacun peut prendre en cours de route
- discuter d’un sujet fantaisiste
Petit outil gratuit et facile à utiliser : www.fluky.io. Tu encodes des défis, tu partages le lien et chacun peut recevoir un défi aléatoire ou lancer un sujet de conversation au hasard en tournant la roue. Attention, utiliser le bouton pour relancer la roue supprime les choix, il faut donc chaque fois repasser par le lien d’origine.
Sortir de la simple visioconférence
Traditionnellement, une visioconférence consiste en une discussion par vidéo entre les participants, voire en un monologue d’un ou plusieurs intervenants à destination des autres participants. Lors d’une UniFor, même à distance, les échanges entre formateurs (le Staff d’Unité) et les participants (les Animateurs) ainsi qu’entre les participants entre eux sont cruciaux, comme dans toute Formation Guide. Pense donc tes activités de manière à favoriser ces échanges.
Envisage également tout ce qui peut être fait en plus de la simple discussion via écran :
- les éléments visuels : un panneau pour écrire des messages, un fond d’écran décoratif, une marque distinctive pour constituer des équipes…
- les éléments sonores : un fond musical, un jingle déclenchant une action pour tout le monde, un cri de ralliement à pousser à certains moments...
- penser à aller dehors : une réflexion individuelle ne doit pas forcément se faire face à son écran. C’est l’occasion de prendre l’air, ou d’au moins changer de pièce pour ceux qui n’ont pas de jardin, tout en réalisant ce qu’il y a à faire.
- l’utilisation d’autres outils : au lieu de parler tout le temps, aller sur d’autres plateformes pour écrire, chanter, dessiner… Cela casse la monotonie qui peut s’installer lors de longues discussions.
Activités et jeux ligne
Pour se détendre, voire construire certaines activités de l’UniFor, la fiche des jeux en ligne est toujours disponible sur le site guides.be.
Des outils pour t’aider
Comme pour une UniFor classique, n’oublie pas qu’il existe de nombreuses ressources pour t’outiller. Outre les publications Guides, en particulier les RéSeAu UniFor et la Série UniFor, notre partenaire Résonance propose gratuitement son Techni’Kit en ligne. Tu peux également commander la version papier (payante). Il s’agit d’un recueil de techniques de formation, classées par objectifs.
Comment clôturer ?
À chaque fois que tu demandes aux Animateurs de se déconnecter, cela peut être l’occasion d’un petit moment de clôture. L’UniFor s’y prête particulièrement bien, puisque tu peux faire un rapide débriefing/évaluation de l’activité qui vient de se dérouler. Que tu le fasses de manière sérieuse ou fun, cela évite de quitter la conversation brusquement.
La clôture générale de l’UniFor, à la fin de la dernière connexion, est évidemment la plus importante. Là encore, plusieurs options s’offrent à toi, qui peuvent se cumuler :
- passer de la musique fonctionne aussi pour avoir un fond sonore lors des « au revoir »
- rappeler le prochain rendez-vous de l’Unité, comme un Conseil d’Unité ou un moment plus informel
- demander à chacun de résumer en 10 mots ce qui l’a marqué durant l’UniFor
Subsides
La question de l’argent se pose peut-être moins à distance, mais reste présente, surtout si tu comptes envoyer un colis aux Animateurs. Bonne nouvelle, les formations en ligne sont subsidiées au même titre que les formations présentielles. Garde donc une preuve de toutes les dépenses liées à ton UniFor en ligne, notamment l’investissement dans des logiciels particuliers. Pour rappel, il faudra pour bénéficier de ces subsides avoir fait la déclaration de l’UniFor dans SCRIBe.