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Le camp :
une année pour l’organiser

Dans le cadre de la situation sanitaire actuelle et dans l’optique de la remise d’un dossier de camp à l’étranger, le Service International a décidé d’autoriser la remise d’un dossier de camp hors Europe. Ces dossiers seront analysés par ce Service International au cas par cas et un avis sera émis dans les plus brefs délais.

Cet avis indiquera soit :

  • Un feu vert : pas de soucis pour votre camp selon l’analyse, à ce moment, du Service International.
  • Un feu orange : le camp ne nous semble pas impossible, mais plusieurs conditions et engagements nous sont nécessaires pour assurer son bon déroulement. Il vous sera donc demandé de signer une convention pour s’engager sur certains points (plan B, assistance à l’étranger, etc.)
  • Un feu rouge : au vu de la situation (sanitaire, sécuritaire, …), le camp nous semble impossible à réaliser.

Attention : dans le cadre d’un feu vert ou orange, en cas de nouvelle évaluation sanitaire, sécuritaire, ou situation exceptionnelle, …, le Service International se réserve le droit de revenir sur sa décision.

Voici une liste chronologique de ce que tu ne dois pas oublier de faire pendant l’année.

En début d’année Guide

Dès la rentrée, pars à la recherche de ton endroit de camp. Lorsque l’endroit est choisi, négocie et signe un contrat de location. Si tu en as besoin, commande du matériel (tente…) au Centre de prêt de Naninne.

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En février ça sent le camp !

Check-liste de ce que tu peux déjà faire

  • Déclare ton camp dans SCRIBe avant le 1er mars.
  • Si tu n’as toujours pas d’endroit pour ton camp, réfère-toi à cette page pour trouver une solution (Logistique).
  • Vérifie si l’Animateur-trésorier a les accès au compte de groupe.
  • Élabore le budget de ton camp et détermine les moyens de financement.
  • Vérifie ton matériel de camp (tentes, vaisselle etc.) : répare, emprunte ou achète. Pour les tentes, retrouve des bons plans dans le schéma « À la recherche de tentes » dans ta Farde à formulaires.
  • Recrute des Intendants pour le camp. Ensuite, inscris-les dans SCRIBe.

Pour toi Animateur Horizon :

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Pour le 1er mars

Déclare ton camp dans SCRIBe. Cette déclaration de camp constitue la première étape pour l’obtention de subsides de l’ONE et elle permettra au Carrick de demander ton autorisation de circulation en forêt auprès du DNF.

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En avril

Complète ta Préparation et Engagement de camp et rencontre ton Staff d’Unité pour en discuter.

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En mai

Si ton camp se passe hors de nos frontières :

Signale ta présence à l’étranger à l’adresse travellersonline.diplomatie.be et demande à tous ceux qui t’accompagnent de le faire également.

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En juin

  • Inscris tes Intendants et invités dans SCRIBe.
  • Vérifie que tu as bien reçu du DNF le formulaire d’autorisation de circuler en forêt.
  • Si ton camp se déroule en Wallonie, téléphone à l’agent forestier du DNF pour confirmer ton camp.
  • Préviens la commune qui accueille ton camp de ton arrivée.
  • Pendant le camp, deux voitures et/ou deux conducteurs maximum peuvent profiter gratuitement d’une assurance Omnium mission camp (dégât matériel). Inscris-les dans ta Déclaration de camp.
  • Entre deux examens ou juste après le dernier : ouvre l’enveloppe que le Carrick t’a envoyée et vérifie si les infos de ton camp sont exactes. Lis tout le contenu de cette enveloppe, chaque feuillet a son importance.
  • Téléphone au propriétaire de ton endroit de camp et à tes différents fournisseurs (courses, perches, matériels, transport…) pour t’assurer que tout est bien en ordre.
  • Dans ta Déclaration de camp, vérifie si tous ceux qui t’accompagnent sont indiqués comme « Participant » et décoche ceux qui ne t’accompagnent pas. N’oublie pas les Intendants et les invités.

Si ton camp se passe hors de nos frontières :

  • Rends les Autorisations parentales aux parents pour qu’ils les fassent légaliser à la commune.
  • Encode l’Assistance à l’étranger proposée par les Guides dans SCRIBe pour les participants qui le souhaitent. Assure-toi que chaque membre de ton groupe emmène sa CEAM (carte de la Mutuelle). Prix : pris en charge par la Fédération. Compris dans la cotisation annuelle.
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Liens utiles :

 

 

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