Préparation administrative

Le côté administratif de la préparation d’un camp à toute son importance. Voici une liste d’éléments importants à ne pas oublier

 

La Déclaration de camp est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe. Elle rassemble toutes les données qui concernent ton camp.

La Préparation de camp est un document destiné à vous aider, ton Staff et toi, à construire et organiser votre camp. Une fois peaufinée, le Staff d’Unité transmettra votre préparation aux Cadres de Région pour validation.

Pour circuler dans les bois pendant ton camp d’été, une demande doit être effectuée auprès du DNF (Département de la Nature et des Forêts). Comment ?

  • Avant le 1er mars, complète ta Déclaration de camp dans SCRIBe.
  • 30 jours avant le début du camp, le Carrick enverra pour toi la demande au chef de cantonnement de ton endroit de camp.
  • Tu recevras par la suite un accusé de réception de ta demande sous forme de courrier.
  • Avant le camp, téléphone à l’agent forestier pour confirmer le camp et envisager un rendez-vous s’il le juge nécessaire afin de reconnaitre le terrain, repérer les zones accessibles et être informé des modalités pratiques (bois pour le feu, les constructions, etc.).

Dans SCRIBe, télécharge les Attestations mutuelles. Donne-les aux parents à la fin du camp. Ils pourront ainsi se faire rembourser une partie des frais de camp par leur mutuelle.

En tant qu’Animateur, tu peux profiter d’une assurance couvrant les dégâts matériels occasionnés à ton véhicule pendant ton camp d’été.
Souscris gratuitement à cette assurance dans SCRIBe. Elle couvre au maximum deux voitures et deux conducteurs par camp.

Prépare une liste de numéros de téléphone qui pourraient te servir en cas de problème. Veille à ce qu’elle soit facilement et rapidement accessible. Complète les informations que tu possèdes sur cette liste.

  • Cellule de Crise : 00.32.498.94.22.02
  • Assurances GCB : 00.32.2.538.40.70 ou assurances@guides.be
  • Urgences / Secours / Pompiers : 112. (Il existe l'application 112BE qui permet de localiser la personne appelante)
  • Centre antipoison : 00.32.70.245.245
  • Child Focus : 116000
  • Médiphone (assistance à l’étranger de certaines mutuelles, voir carte CEAM)
  • Card Stop : 00.32.70.344.34
Quelques questions à se poser
  • Qui s’occupe de la tenue des comptes, de la carte bancaire ?
  • Avez-vous pensé à l’accessibilité du prix du camp pour tous les Animés et les familles nombreuses ?
  • Quelles sont vos astuces pour diminuer le prix du camp (subsides, sponsoring, partenariat, etc.) ?
  • Avez-vous pensé à réaliser le relevé des compteurs en début et en fin de camp avec le propriétaire ?
  • À quoi sert l’argent de Patrouille ?
Comment établir le budget d’un camp et calculer le prix par participant ?

Pour les postes dont tu ne connais pas la valeur, il faut l’évaluer au plus juste. Pour cela, tu peux t’inspirer du bilan du camp de l’année précédente.

Le rôle du trésorier du camp

Au camp, il faut absolument un trésorier (membre du Staff) qui gère le compte du Groupe. Il doit toujours savoir qui possède la carte de banque et la caisse d’argent liquide. C’est également lui qui garde tous les tickets des achats.

La trésorerie peut être portée par deux personnes : le trésorier et un intendant. Chacun gérera sa partie des dépenses, mais ces deux personnes se coordonneront régulièrement pour savoir où en est le budget du camp.

C’est normalement le trésorier qui sera responsable en dernier recours pour tout ce qui a trait à l’argent au camp. Tu trouveras un budget détaillé dans ta Préparation de camp.

  • Préparation et Engagement de camp signé par ton CU et la Région
  • Programme du camp
  • Contrat de location de l’endroit de camp s’il y a location d’un lieu, le formulaire
  • Détail des aménagements, les deux formulaires États des lieux de début et de fin de camp
  • Liste des participants au camp
  • Liste des intendants et invités qui vous accompagnent
  • Autorisations parentales des participants de moins de 18 ans. Fiches santé. Elles doivent être lues par l’Animateur en charge des premiers soins
  • Les infos concernant des régimes alimentaires doivent être transmises aux intendants
  • Liste du contenu de la trousse de premiers soins
  • Plusieurs Déclarations d’accident (et celles d’autres mouvements si des intendants ou invités y sont assurés)
  • Cartes d’identité/ KIDS-ID ou Carte Isi+ et vignettes de la mutuelle des participants
  • Liste des numéros de téléphone utiles
  • Vos papiers : carte d’identité, permis de conduire, carte de banque, etc
  • Formulaire d’Autorisation d’activités dans les bois et forêts
  • Carte avec le numéro de la Cellule de Crise : 0498/94.22.02
  • Attestation d’appartenance du Groupe au Mouvement (dans SCRIBe)
  • Attestations mutuelles à donner aux parents le dernier jour du camp. Tu les imprimes depuis SCRIBe

Retrouve les documents ici

La fiche santé est une source de renseignements indispensables pour :

  • le médecin que tu serais amené à consulter;
  • la personne chargée des premiers soins;
  • le Staff qui peut alors en tenir compte dans ses activités et ses attitudes;
  • les intendants pour constituer les menus.

L’autorisation parentale indique que les parents placent leur(s) enfant(s) de moins de 18 ans sous la responsabilité du responsable de groupe.

 

 

Être Animateur Ton animation Les camps Finance tes activités Administratif Ton avenir

Préparation administrative Préparation pédagogique Préparation logistique Intendance Camps à l'étranger Cellule de Crise Peste porcine Tes déchets Subsides